Así como es importante realizar una reunión de kick-off para comenzar formalmente el proyecto, también es importante el proceso de cerrarlo exitosamente. El valor de realizar una terminación de proyecto adecuada es el aprovechamiento de toda la información y la experiencia adquirida durante el proyecto. Si el cierre se lleva a cabo y el equipo se disuelve inmediatamente, no se tendrá la oportunidad de hacer evaluaciones del personal, obtener los aprendizajes claves que garanticen que los aportes correspondientes sean transferidos para otros proyectos. Por supuesto, un proyecto puede terminar sin éxito también. Incluso en este caso, las enseñanzas son también importantes para el equipo.
El cierre incorrecto de un proyecto concluido hace perder muchas oportunidades que serían útiles para proyectos futuros y a su vez trae consigo riesgos, normalmente asociados con cierre incompleto de contratos y manejo de aspectos legales sin el rigor requerido, y que pueden resultar en un fuerte impacto negativo para la organización que ejecuta el proyecto. Un cierre inadecuado dará lugar además, a implicaciones que pueden afectar la estrategia corporativa de la empresa.
Ciclos de vida del proyecto.
El ciclo de vida de un proyecto incluye por lo general, distintas fases bien definidas que tendrán diferentes nombres, según el tipo de proyecto, pero que en el fondo son similares para la mayoría de las diferentes tipos de industria. La fase final de todo proyecto es el cierre y parecería que es una etapa sencilla, pero desafortunadamente es la etapa más descuidada de todas, por lo que la mayoría de los proyectos se cierran mal.
Es típico ver como el equipo del proyecto con su gerente al frente, es transferido por necesidad a otro proyecto que se está iniciando, sin haber cubierto los procedimientos mínimos de cierre. Muchos son los proyectos que terminan sin nunca alcanzar el 100% de avance.
Además de las fases del ciclo de vida de los proyectos, existen fases o procesos correspondientes a la gestión del proyecto.
Los procesos de gestión del proyecto que corresponden a las nueve áreas de conocimiento se combinan en cinco grupos principales: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Estos grupos de procesos se pueden repetir y solapar a lo largo del proyecto, según las circunstancias particulares de la organización y la dinámica y objetivos del proyecto. Los procesos de cierre están presentes a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y son necesarios cada vez que finaliza una etapa o fase.
En TI, la conclusión de la fase alfa de diseño de un software (first build) puede requerir un cierre. En un laboratorio farmacéutico el inicio de la segunda fase de pruebas clínicas de una nueva medicina en desarrollo, solamente será autorizado después de la evaluación de los resultados clínicos de la primera fase. En muchos casos el pase de una etapa a la otra, da lugar a una evaluación del proyecto (financiera, marketing, técnica, etc...), para autorizar si se debe o no proseguir con el proyecto.
Hay que distinguir también la diferencia entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto del proyecto. Aclaremos que un proyecto tiene como objetivo realizar un producto. Los productos siguen un ritmo de ventas variable con el tiempo, y pasan por cuatro fases: introducción, crecimiento, madurez y declive. Los productos no generan un volumen máximo de ventas inmediatamente después de introducirse en el mercado, ni mantienen su crecimiento indefinidamente. El concepto de ciclo de vida de un producto es una herramienta de marketing. Las condiciones bajo las que un producto se vende cambian a lo largo del tiempo; así, las ventas varían y las estrategias de precio, distribución, promoción, etc., deben ajustarse teniendo en cuenta el momento o fase del ciclo de vida en que se encuentra el producto.
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