Supuestos Clave y Consideraciones Especiales.

¿Qué es un supuesto en un proyecto?

Un supuesto de un proyecto es “una premisa”, una declaración, o una interpretación documentada o soportada de un hecho que se espera no cambie o asuma ciertos parámetros durante la ejecución del proyecto.

Cualquier cambio en los supuestos de un proyecto tiene impactos significativos en el desarrollo de las actividades, por lo que son esenciales en las estimaciones, decisiones y diseños que el proyecto atañe.

Un supuesto de proyecto es definido, en simples términos, por Expert Program Management, como algo que establecemos como verdadero para proseguir con nuestro trabajo de proyecto.

Los supuestos se contemplan en todas las etapas de un proyecto pero en especial en las fases de planificación y formulación, y permiten a los equipos del proyecto avanzar en la formulación y la ejecución cuando de otra forma se detendrían.

Recuerda que los supuestos pueden resultar falsos, en cuyo caso los proyectos pueden tener un impacto negativo; es por eso que monitorear y dirigirlos activamente con el equipo del proyecto es una forma proactiva de asegurar su éxito.

Principales supuestos típicos de un proyecto

Los supuestos de un proyecto pueden dividirse por categorías, lo que ayuda a valorarlos mejor. Entre los distintos ámbitos en donde los encontramos, según Projectbliss.net, están: los recursos, las entregas, el presupuesto o finanzas, el ámbito o alcance, la metodología y los recursos tecnológicos.

Supuestos de recursos

Los supuestos de recursos pueden incluir la disponibilidad de cualquier artículo que se requiera para completar el proyecto; los recursos pueden ser de índole humano o material.

Un supuesto basado en recursos humanos sobre un proyecto es, por ejemplo, qué individuos trabajarán 40 horas a la semana en el turno diurno; los recursos esenciales como la electricidad y las telecomunicaciones estarán disponibles y se utilizarán durante las horas de trabajo, además que los materiales para completar el proyecto estarán disponibles para ser utilizados.

Supuestos de entrega

Los supuestos de entrega se enfocan en el final, en lo que el proyecto proveerá como resultado final de lo que se estuvo desarrollando.

Los proyectos se llevan a cabo para mejorar o crear algo nuevo, lo que les suma valor; en este caso, la entrega asume que lo que se estuvo planeando dentro del proyecto, de hecho, será entregado bajo el tiempo y condiciones previamente pactadas.

Supuestos de presupuesto

Cuando las finanzas del proyecto están siendo planeadas se hacen los supuestos de presupuesto.

Una lista no exhaustiva es:

• El margen de error en cálculos dinerarios no superarán determinado porcentaje
• El porcentaje de localización para los recursos versus los materiales  
• El costo general de la actividad diaria no se incrementará
• Los costos del personal no cambiarán
• Las condiciones económicas generales se mantendrán en igualdad de condición.

Supuestos del alcance

Los supuestos de alcance fijan precisamente el alcance de los entregables y las responsabilidades de las partes; esto significa que los artículos de entrega del proyecto están establecidos, el alcance del trabajo está determinado y se mantiene acorde a lo previsto.

Los supuestos del alcance también pueden prever posibles cambios y cómo manejarlos. Un supuesto de alcance podría ser, por ejemplo, el seguir un control de cambios para que ante alguno que surgiera en un factor dependiente, se tome en cuenta para modificar el alcance o se omita.

Supuestos metodológicos y tecnológicos

Supuestos metodológicos y tecnológicos están vinculados con los cursos de acción y herramientas que el grupo de proyectos emplea en cada fase.

Como que el proyecto sigue una metodología rígida o ágil a nivel de desarrollo, la observancia a las normas y procedimientos regulatorios y los entregables serán sometidos a las pruebas y ensayos de rigor.

Algunas consideraciones sobre la gestión de proyectos

La Gestión de Proyectos, es un conjunto de métodos y técnicas de gestión que, inspirados por el sentido común y el rigor profesional, están encaminadas a mejor definir, planificar, impulsar y controlar las operaciones del proyecto. En ningún caso puede considerarse como una receta mágica de efectos infalibles.

La aplicación sistemática, constante y fiel de la metodología permite garantizar una mejora notable de los resultados medios obtenidos en los proyectos, como consecuencia de haber incrementado el dominio de la situación y el grado de racionalidad de las medidas adoptadas.

La Gestión de Proyectos representa un todo completo y coherente.

·         No se trata de adoptar una terminología vistosa ni de aplicar esporádicamente técnicas puntuales o instrumentos parciales.

·         Si se quiere obtener un efecto perceptible y duradero en la calidad de la gestión hay que adoptar la metodología en su conjunto, prestando especial atención a los aspectos culturales de fondo, pero sin descuidar los de naturaleza operativa e instrumental.

Resulta evidente que los proyectos, por sus características especiales, exigen sistemas de gestión adaptados a dichas características, aunque deriven de los que son habituales en otros tipos de actividades. En gran medida, el secreto de la gestión profesional del proyecto es el empleo de técnicas de gestión conocidas en un terreno relativamente especial, pero variando sensiblemente la forma de aplicar dichas técnicas y poniendo el énfasis en ciertos puntos que son especialmente sensibles en las operaciones discontinuas.

Se pueden destacar como aspectos más delicados e importantes de la Gestión de los Proyectos los siguientes:

·         La explícita y pronta definición del triple objetivo de la operación.

·         El papel trascendental que compete al cliente que todo proyecto debe tener y que no siempre se pone de relieve con la fuerza requerida.

·         La figura del Director de Proyecto, verdadero núcleo alrededor del cual gira la dirección, impulsión y control del proyecto, cuyo papel es determinante para el éxito o fracaso de la operación.

·         Las etapas de preparación, organización, y planificación, sobre las que se sustenta en gran parte la gestión, al facilitar y orientar la toma de decisiones, así como todas las tareas de seguimiento, control y adopción de medidas correctoras.

·         La impulsión permanente del proyecto, tomando las decisiones pertinentes con suficiente rapidez y agilidad, pero sin olvidar las técnicas capaces de mejorar el nivel medio de la calidad técnica de las decisiones.

·         El establecimiento de sistemas adecuados de control de la calidad, los costes y los plazos, efectuando un seguimiento constante de la evolución de la operación y no dudando en aplicar las medidas de corrección recomendables.

La planificación de actividades, el control preventivo, el seguimiento atento de la evolución, son elementos que inevitablemente ocupan tiempo y tienen un coste. Pero son, al mismo tiempo, la única forma eficaz de evitar costes indebidos, errores injustificables, retrasos inaceptables y sorpresas imprevistas.

Como es lógico, no se puede considerar la metodología de gestión como un fin en sí misma, sino como una ayuda encaminada a facilitar la consecución de los resultados. El grado de minuciosidad y desarrollo de la metodología deberá adaptarse a la dificultad y tamaño de cada proyecto.

En general, el porcentaje que supone el coste de la gestión sobre el coste total del proyecto debe ser modesto e inversamente proporcional al tamaño de la operación.

La metodología de gestión de proyectos ha de estar inserta en una determinada cultura de empresa que haga viable el cumplimiento de los requisitos descritos. Los métodos de gestión de proyectos, a diferencia de lo que ocurre con otras técnicas en el campo de la ciencia o de la ingeniería, no son neutrales desde el punto de vista ideológico. Están concebidos desde determinadas ópticas de lo que supone y cómo debe realizarse la gestión de la empresa y de la Administración pública. Principios de búsqueda de la eficacia, de economía de recursos, de confianza en las personas, de evaluación por los resultados, etc., subyacen bajo la mayor parte de los métodos y técnicas expuestas.

En particular, debe llamarse una vez más la atención sobre las implicaciones humanas del proyecto, tanto por las actitudes, capacidades y motivaciones que son requeridas en el ámbito de las actividades discontinuas, como por las oportunidades de desarrollo personal y profesional que ofrecen a las personas más dinámicas y ambiciosas. La faceta humana de la gestión de los proyectos debe destacarse como uno de los aspectos más importantes por ser un elemento condicionante del éxito del proyecto y por presentar tintes singulares y llamativos desde una perspectiva de gestión de los recursos humanos.